Anställning av personal är ett stort steg som småföretagare. När du startade ditt företag behövde du säkerligen lägga tid på saker som hantering av sociala medier, budgetplanering, lagerhantering och hantering av kundklagomål m.m. Nu är du i fasen där du kan ta in lite hjälp, vilket är ett gott tecken. Det innebär att du har mycket att göra, att verksamheten växer och du är redo att ta nästa steg.
Vi frågade tre egenföretagare som driver kaféverksamheter hur rekryteringen och hanteringen av personal går till. Läs vidare om deras erfarenheter och få hjälpsamma tips oavsett om du ska öppna en till lokal eller är på jakt efter extrapersonal.
Lär känna ägarna
Angela Austin, Milk + Pull
Angela och hennes man Joe äger tre stycken Milk + Pull-verksamheter i New York-områdena Brooklyn och Queens, och öppnade den första 2013. Deras personal av infödda New York-bor serverar stärkande kaffe åt invånarna.
Sascha Dreschinski, brewdis
Sascha startade brewdis tillsammans med två delägare under 2019. Han driver idag verksamheten tillsammans med Lukas Schulze-Vorberg och Bianca Breining. Tanken var att kombinera sin passion för kaffe med en kreativ kafémiljö och de startade en mobil kaféverksamhet i en Piaggio Ape som de gav smeknamnet Betty. Du kan besöka Betty och Bobby, som är deras cykelbaserade fikaalternativ, i tyska Frankfurt.
Anthony Grice, Fika
Efter många år i hotell- och restaurangbranschen öppnade Anthony 2018 sin verksamhet Fika och han har nyligen öppnat ytterligare en lokal. Han vill erbjuda den engelska staden Liverpool en svenskinspirerad kaféupplevelse med välkomnande miljö där man kan umgås.
När är det dags att anställa personal?
Många företagare startar med mindre verksamheter på egen hand eller kanske tillsammans med en affärspartner eller sponsor. Detta innebär att de ofta måste axla många olika roller. Om verksamheten växer och du vill expandera är det bra att hitta någon som kan hjälpa till.
Angela kommer ihåg att hon behövde påminna sin man om att det inte går att göra allt själv eftersom det då inte finns energi över att utveckla verksamheten. Om verksamheten inte får utvecklas får den svårt att växa. Man behöver kunna lägga de vardagliga arbetsuppgifterna åt sidan ibland för att vidareutveckla konceptet och ta nya steg. I och med personaltillägget märkte Angela att de fick mer tid över och de började rosta sitt eget kaffe inom verksamheten. Idag finns det en platschef för var och en av de tre Milk + Pull-lokalerna.
Angela berättar att det var ett stort steg att anställa en chefsroll. “Vi var medvetna om att det behövdes på sikt men insåg också att det skulle kosta att ta in någon med chefskvaliteter för att hålla allt flytande. Skulle vi kunna hitta någon bra?” Pandemin erbjöd en möjlighet berättar hon. “Om man kan se något positivt med pandemin, var det att många såg över sina prioriteringar. Vi hittade en bra kandidat som hade erfarenhet från ett välkänt företag som erbjuder utbildning inom kaffe”.
Anthony hade två anställda (utöver sig själv) när han öppnade den första Fika-lokalen. “Vi hade öppet sex dagar i veckan och de arbetade båda deltid. De fick arbeta i tredagarsskift medan jag arbetade alla sex dagar. I och med att jag hade två deltidsarbetare, hade jag alltid hjälp om någon var ledig”.
När verksamheten började gå bra insåg Anthony dock att han behövde mer hjälp. “Jag tog in några runt lunch som jobbade t.ex. mellan kl. 11 och 14 för att hjälpa till med disk och avdukning eftersom vi hade som mest att göra vid den här tiden. Vi tog hand om hundgörat resten av dagen men det var uppskattat att ha extrahjälp när det var som mest att göra”.
När det var dags att öppna den andra Fika-lokalen behövde Anthony ännu mer personal. Han lät delar av personalen från den första lokalen börja arbeta på det nya stället eftersom de redan kunde rutinerna, vilket innebar att han behövde några att ta över deras arbetsuppgifter i den första lokalen. “Det blev flera arbetspass att täcka upp. Vi insåg inte hur mycket som faktiskt behövdes täckas upp i och med att de mer erfarna medarbetarna behövde hjälpa de nya på det nya stället för att säkerställa att våra standarder upprätthölls”.
Sascha Dreschinski som äger brewdis började utan någon hjälp. Verksamheten var bara ett roligt extraknäck för honom och de andra grundarna. “Vi satte våra egna öppettider, vilka var väldigt oregelbundna till en början och vi behövde lära oss hur fordonet fungerade samt hur allt skulle gå till. Det var ganska sporadiskt arbete tills vi anställde vår första medarbetare”.
När de kände att de fått grepp om arbetsflödet var de redo att anställa och lära upp personal. “All information fanns nedskrivet och vi kunde därmed lämna över verksamheten i medarbetarens händer och låta dem arbeta självständigt. Detta var a och o för oss eftersom vi har andra heltidsarbeten och inte är tillgängliga under dagen. Vi ville vara säkra på att de kunde klara sig på egen hand.
De fick även ett tillstånd för att utföra sin verksamhet i parkerna varje dag. Vi ville nyttja det så mycket som möjligt. Frågan vara bara hur. Lösningen var att anställa fler”.
Hur hittar du rätt medarbetare?
Det gäller att fokusera på att hitta rätt folk när du väl bestämmer dig för att rekrytera. Är du på jakt efter personal på lång sikt eller behöver du bara personal för en kortare period? Dessa kaféverksamhetsentreprenörer har vidtagit olika tillvägagångssätt för att hitta rätt folk.
Som så många småföretag, var Milk + Pull i början ett familjeföretag. Joe drog ett stort lass och även Angelas systrar hjälpte till. “Min man arbetade i den första lokalen som vi öppnade samtidigt som han utförde sitt heltidsjobb. Han brukade se till att öppna butiken och lämnade sedan över till vår enda anställda som kom vid kl. 9. Sedan gick han till jobbet och kom tillbaka vid kl. 17 för att byta av vår anställda. Han var även där hela helgerna”.
Angela kommer ihåg att de kände att de hade tur med sin första anställda som inte var del av familjen. “Vi var ju helt nya på marknaden och mer erfarna baristor var ju inte intresserade att byta till en okänd verksamhet. Ju fler besökare vi fick, desto mer välkänd blev butiken och varumärket och vi började få in ansökningar. I det här perspektivet tror jag att styrkan av vårt varumärke var behjälpligt vid rekryteringen. Det är alltid en tuff process, men det hjälpte verkligen”.
Idag får Milk + Pull ständigt in nya jobbansökningar. “Vi ser till att spara dessa och vi tar även hjälp av inlägg i sociala medier och via flygblad i våra butiker när vi behöver anställa fler. Vi anställer gärna folk från området, så lokal marknadsföring passar oss”.
“Det är svårt att hitta bra personal”, säger Anthony. “En vän till mig som är en framgångsrik krögare sa att det största problemet är att hitta rätt folk. De flesta problem går ofta att lösa, men personal är ett ständigt bekymmer. Det är svårt att hitta folk med samma passion och drivkraft som du själv har. Många verksamheter fick stänga under pandemin och det är därför hög arbetslöshet för närvarande. Så fort jag lägger upp en jobbannons får jag hundratals svar, vilket är helt galet!”
Även om det är positivt att få sådant gensvar menar Anthony att det kan vara svårt att välja rätt. “Det gäller att hitta någon som inte bara ser jobbet som en språngbräda. De gör ofta bara det som krävs för att få en lön varje månad. Om du vill att verksamheten ska växa krävs det medarbetare som delar din vision. Vi vill ju utöka verksamheten och detta blir svårt att uppnå med personal som bara ser jobbet som ett steg på vägen”.
Sascha har ungefär samma inställning vid intervjuer av potentiella medarbetare. Han fokuserar på att ha ett avslappnat samtal. “Jag ställer inte så många frågor. Det handlar mer om att lära känna varandra. Vi tar en kopp kaffe och pratar om var de kommer ifrån, hur deras dagar ser ut och vad de vill”.
Vilka egenskaper vill du att potentiella medarbetare ska ha?
Alla har något att erbjuda, så fundera över vilken typ av personlighet som du vill arbeta med. Dessa tre kaféägare värderar personlighet högt. “I och med att vår personal arbetar ensam är det väldigt viktigt att vi har ett förtroende för dem”, säger Sascha. “Därför går vi framför allt på personlighet”.
Han vill ha medarbetare som inte räds utmaningar. “Det är enormt viktigt att de är självgående och kan lösa problem på egen hand. Bilen kan vara lite skakig och ibland leker kaffemaskinen primadonna, så det gäller att vara beredd på och villig att lösa problemen när de dyker upp, inte bara kasta in handduken. Vi ber dem att vara flexibla och erbjuder samma tillbaka. Om någon i personalen måste ställa in arbetspasset med kort varsel, är det inte hela världen”.
Milk + Pull prioriterar i det här skedet av deras resa på folk med erfarenhet. “Fram till ca två år sedan hade vi inga problem med att lära upp personalen inom baristayrket och även ge dem bättre förståelse för kaffe överlag och en chans att testa olika smakvarianter”, berättar Angela. Men efter nio år i branschen har de insett att det behövs en blandning av nybörjare och erfarna baristor. “Vi kommer alltid att ge dem utan erfarenhet en chans men vi vill gärna även ha några som är erfarna”.
Sascha bryr sig inte så mycket om erfarenhet utan går på personlighet. “Vi vill ha medarbetare med en bra inställning och personlighet som vi även känner att vi kan lita på. Vi är ett väldigt blandat gäng och ger folk en chans även om de aldrig har gjort kaffe tidigare. Vi kan alltid lära dig att göra kaffe men hur de passar in i konceptet och arbetsgruppen handlar om dem som personer.
Angela och Joe vill gärna anställa människor med ett genuint kaffeintresse. “Vi ser gärna att du är nyfiken på själva processen, var kaffet kommer ifrån och hur det framställs. Vi ställer därför ofta frågor om detta under intervjuerna”. Det är även viktigt för henne att personalen ger ett trevligt bemötande. “Gemenskapen är viktig”, säger Angela. “Det gäller att hitta folk som är engagerade och blir en del av teamet. En del av vår arbetsmodell är att lära känna våra kunder så pass väl att vi kommer ihåg deras favoriter och kanske även vad de heter”.
Anthony vill ha liknande egenskaper. Han ser gärna att personalen har social kompetens och är trygga i sig själva. “Min verksamhet heter Fika och ska därmed vara en plats att umgås. En stor del av arbetet är att prata med kunderna och vi är väldigt tydliga med vår personal om detta”.
Hur anpassar man sig till chefsrollen?
Även om du haft en chefsroll tidigare är det en helt annan sak att anställa personal för din egen verksamhet. Du bjuder in en annan person i verksamheten som du har skapat och investerar mycket pengar i hjälpen.
Både Angela och hennes man hade chefserfarenhet sedan tidigare från deras jobb på andra företag men hade ansvarat för ett mindre antal personer, vilket skiljer sig markant från deras nuvarande personalstyrka på nästan 30 personer. “Det finns likheter men det är en ordentlig inlärningsprocess. Alla har sina egna personligheter och ambitioner. Jag tror att det var den viktigaste lärdomen. Jag var tvungen att påminna mig själv om att jag faktiskt var personalavdelningen och behövde sammanställa handböcker och material för nyanställda och lämplig upplärning”.
Anthony har sedan tidigare chefserfarenhet inom restaurangbranschen, men på en större skala. Det fanns olika chefsnivåer där han arbetade och han hade möjlighet att delegera arbete till andra. “Arbetsuppgifterna var uppdelade mellan flera parter där alla hade eget ansvar”, berättar han. “Det är ju så det fungerar inom större verksamheter”. Som ägare av sin egen verksamhet har Anthony insett att allt faller på honom, i alla fall fram tills att han har ekonomisk möjlighet att anställa en chefsroll.
Sascha berättar att han inte hade någon större chefserfarenhet innan han startade brewdis. “Vi har alla en viss chefserfarenhet från våra arbeten men det är annorlunda när det gäller din egen verksamhet. Det är lätt att tänka genom varje saker flera gånger och tillämpa olika tillvägagångssätt”.
Vilka är utmaningarna inom personalhantering?
Anthony anser att tillit är den svåraste aspekten av att vara chef. “Du måste kunna lita på folk om du vill expandera verksamheten och jag är en av de som bara har tillit till ett fåtal människor. Jag måste påminna mig själv om att jag måste lita på mina anställda för att kunna utveckla verksamheten. Du måste våga släppa kontrollen och låta andra ta en del av ansvaret”.
Angela och Joe ser till att ha en öppen dialog med sina anställda för att undvika problem. “Drivkraften bakom verksamheten som att bli en del av gemenskapen och var öppna och välkomnande mot våra gäster är något vi även tillämpar i relation till våra anställda. Det är väsentligt att vi har en öppen dialog för att undvika eventuella missförstånd. Det handlar om att ta sig tid att lyssna och kunna ta feedback, även när folk väljer att lämna verksamheten. Vi gör vårt bästa för att se deras perspektiv”.
Milk + Pull försöker även hitta de lämpligaste rollerna för sin personal. “Ibland finns viljan att vara en barista men personen i fråga glömmer bort att det handlar om mer än att bara brygga kaffe och servera espresso. Det handlar om att skapa en bra kundupplevelse och vara social och välkomnande. Den rollen passar inte alla. I dessa situationer försöker vi i stället hitta en mer lämplig roll inom verksamheten”.
I och med brewdis-kulturen strävar Sascha och hans medägare efter en känsla av gemenskap i sina chefsroller. “Vi ser oss inte som arbetsgivare och anställda inom vår verksamhet, utan det handlar om att främja en gemenskap där alla känner sig nöjda efter arbetsdagens slut. Detta är den viktigaste och svåraste faktorn, anser jag”.
Har du behövt säga upp en anställd?
Alla företagsägare kommer någon gång att vara tvungna att säga upp en anställd och det kan vara en tuff uppgift. “Jag kan räkna på ena handen antalet gånger som vi har behövt säga farväl till en anställd på grund av tråkiga omständigheter”, berättar Angela. “Men även här handlar det om att ha en öppen dialog.
I vissa fall blir sakerna personliga eftersom det är din verksamhet”, fortsätter hon. “Ibland skiljer sig våra ambitioner från personalens och därför är det så viktigt med den öppna dialogen för att kunna se var skillnaderna ligger. Ibland är man inte på väg åt samma håll. Vi är alla vuxna”, tillägger Angela. Vi tillämpar alltid ett empatiskt tillvägagångssätt att kommunicera”.
Sascha minns hur det var att säga upp en anställd som helt enkelt inte passade in. “Alla gör misstag och vi pratade om situationen och förklarade för dem varför det inte fungerade så bra”.
Hur håller du personalen nöjd?
Det bästa sättet att få personalen att vilja stanna är att erbjuda en bra arbetsmiljö. Dessa kaféverksamhetsägare tillämpar sina egna sätt att visa uppskattning för sin personal.
“Vi har många teamutvecklingsdagar”, berättar Anthony. “Nästa vecka ska hela personalstyrkan få ta en titt på den nya lokalen”. Han bjuder även t.ex. på fotbollsbiljetter och AW-tillfällen. “Det är de små sakerna som gör skillnad, anser jag. Du behöver inte bjuda dem på en resa. Det räcker med att bjuda på en lunch då och då för att visa uppskattning”.
“En av de största utmaningarna är att bibehålla lagandan”, menar Sascha. “Det är viktigt för personalen att känna stolthet för sitt arbete och göra dem medvetna om att verksamheten inte fungerar utan dem. Vi gör vårt bästa för att ge tillbaka. Jag tror att vi har skapat en riktigt bra arbetsmiljö. Det är viktigt att personalen känner att det är roligt att komma till jobbet och de är rättvist behandlade”.
Angela och hennes man ser till att uppmärksamma när personalen gör ett bra jobb. “Vi vill erbjuda våra anställda möjlighet till att utvecklas inom verksamheten. Det gäller att hålla ett öga på vilka som har ett kaffeintresse och som har en bra relation, inte bara med kunderna utan även med resten av personalen. Vi uppmuntrar gärna rätt personer till att utvecklas och ger dem en chans när chefsmöjligheter inom butikerna ges”.
De ser till att hålla koll på personalens övergripande och unika styrkor och färdigheter. “En av våra baristor hade svårt att skapa relationer med kunderna och hade en mer vetenskaplig inställning. Vi erbjöd därför honom en möjlighet att hjälpa till med rostningen av kaffet i och med hans unika egenskaper. Han lärdes upp och tog del av rostningsarbetet. Vi hjälpte honom att hitta arbetsuppgifter som passade honom mycket bättre”.
Har arbetsgruppen en specifik look?
Intressant nog har ingen av dessa kaféverksamheter krav på specifika arbetskläder, men Anthony vill att alla ska bära ett specialdesignat förkläde. “De måste såklart se presentabla ut och gärna ha lite av en hipster-stil”, säger han.
Milk + Pull har inte heller krav på arbetskläder. “Vi vill gärna att vår personal får uttrycka sin unika personlighet på jobbet och tillämpar därför ingen rekommenderad klädsel. Vi låter dem även välja vilken musik som ska spelas i butiken. De sätter färgen för arbetsdagen, helt enkelt.
Vi säljer kläder med motiv från området vi arbetar inom och dessa t-shirts brukar vara väldigt populära. Kunderna älskar dem och personalen behöver ofta om att få använda dem när nya leveranser kommer in. Det väljer alltså själva att bära dessa”.
Sascha berättar att de till en början hade en tanke om arbetskläder för att göra teamet enhetligt och marknadsföra varumärket, men att de sedan ändrade sig. “Vi insåg snabbt att vi på så sätt går miste om den unika personen. Enhetlighet är inte riktigt vår grej utan vi har ett väldigt blandat team av intressanta personligheter och vi vill inte dämpa dessa. Vår personal väljer själva vad de har på sig. De får göra sin egen grej, mer eller mindre. Det enda som måste vara enhetligt är hur vi serverar vårt kaffe”.
Vilka råd skulle du ge företagsägare som ska anställa för första gången?
Anthonys råd är att följa magkänslan. “Det är viktigt att ni känner er bekväma med varandra. Ta reda på hur de är som personer för att få ett hum om hur de skulle passa in. Det är verkligen ett positivt tecken om det känns som att ni har känt varandra en längre tid, även om ni precis har träffats. Gå alltid på magkänslan”.
Angelas råd är att tydliga förmedla förväntningarna. “I början är det viktigaste att bara få hjälp så fort som möjligt. Men försök att hitta de som verkar intresserade av verksamheten och visionen samt verkar vilja bli en del av den. Det blir betydligt lättare att marknadsföra varumärket om du hittar rätt folk. De är trots allt ansiktet utåt för verksamheten när du inte är på plats”. Hennes råd är att hitta personer som verkar nyfikna och framåtsträvande samt verkar vilja vara med på resan. “Det handlar ju om att bygga en stark grund för verksamheten och det gäller att ta hjälp av rätt folk.
