Att förbereda för en mässa kan kännas som en överväldigande uppgift. När du ska boka plats, designa din monter och ordna med logistiken är det lätt att missa viktiga detaljer som är avgörande för om upplevelsen blir stressig eller en framgång.
Därför har vi tagit fram den här utförliga checklistan för planering av mässor. Oavsett om det är första gången du deltar på en mässa och du undrar vad du ska ta med dig eller om du letar efter nya idéer för marknadsföring på mässor, täcker den här guiden in allt du behöver för att göra ett proffsigt och välorganiserat intryck på mässan.
Börja 6 veckor innan
Checklistan börjar långt innan det är dags att bygga din monter. Tidig och god planering lägger grunden för en lyckad mässa.
- Monterplats bekräftad med exakta mått
- Boende nära mässan
- Team utsett med bestämda roller
- Budget inklusive dolda kostnader som parkering och måltider
- Tydliga mål för vad du vill uppnå
Pricka av de här punkterna först eftersom populära mässlokaler och närbelägna hotell snabbt blir fullbokade. Att känna till de exakta måtten på din monterplats hjälper dig att välja rätt storlek på displayer och skyltar. Och med teamet bokat har alla tid att förbereda sig ordentligt.
Design 4 veckor innan
Det är nu din checklista för mässan inriktar sig mer på det visuella. Du har cirka tre sekunder på dig att få besökarna att bestämma sig för att besöka din monter, så din design måste fånga deras uppmärksamhet direkt.
Beställ de här viktiga produkterna till mässmontern:
- Popupväggar för en proffsig bakgrund på ett ögonblick
- Rollups som kommunicerar viktiga budskap
- Uppdaterade visitkort med aktuell information
- Reklammaterial som visar dina erbjudanden
- Reklamgåvor som folk sparar och använder
Med hjälp av VistaPrints designtjänster eller våra designmallar kan du skapa material som gör ett enhetligt intryck. Beställ tidigt för att undvika expressavgifter och vara säker på att få allt i tid.
Fokusera på detaljerna 2 veckor innan
Nu går checklistan in mer på detaljer. Gör upp en förteckning över allt du behöver, från förlängningssladdar till nödutrustning.
Glöm inte detta:
- Testad och laddad teknik samt backup-lösningar
- Saker som tejp, sax, buntband och rengöringsprodukter
- Komplett lager med produkter och varuprover
- Informationsmaterial och scheman till personalen
- Nödkit med snacks, vatten och mobilladdare
Det är också nu du behöver bekräfta alla leveranser, gå igenom monteringsanvisningar och se till att alla vet vad de ska göra och har ansvar för.
Förberedelser sista veckan
Vad du behöver ta med dig till en mässa kan verka uppenbart tills du är på plats och saknar något viktigt. Använd den här veckan till att kontrollera allt en sista gång och gå igenom detaljerna.
Kontrollera följande:
- Transport ordnad och bekräftad
- All dokumentation utskriven och i ordning
- Kontanter och kort för oförutsedda utgifter
- Väderprognosen kontrollerad för resdagarna
- Backupplaner för vanliga problem
Öva gärna på att bygga upp din monter. Ta tiden för att se hur lång tid allt tar och identifiera möjliga problem medan du har tid att göra något åt dem.
Succé på den stora dagen
Kom minst två timmar innan dörrarna öppnas. Det tar alltid längre tid än man tror att bygga upp sin monter, särskilt när man behöver vänta på hissar eller ska ta sig fram i trånga gångar.
Proffsig presentation gör skillnad. Mässdukar av hög kvalitet döljer fula bord och förvaring. Bordsskyltar håller ordning på materialet och presenterar det för målgruppen. Och med bra ljus syns din monter från sin bästa sida, även i mörka hörn. Materialet kan användas till flera mässor, vilket ger kontinuerligt värde.
Skapa tydliga zoner för olika aktiviteter: produktpresentation, demonstrationer och avskilda samtal. På så sätt blir det lättare för besökarna att snabbt förstå vad du erbjuder, och teamet blir mer effektivt.
Lärande och uppföljning
Checklistan för mässan bör inte ta slut i och med att montern packas ihop. Det stora jobbet börjar ofta efter mässan.
Kontakta dina mest lovande potentiella kunder inom 48 timmar medan ni fortfarande har ert samtal färskt i minnet. Sortera alla kontakter efter prioritet och potential. Skicka tackmeddelanden till besökare och samarbetspartner. Dela höjdpunkter i sociala medier för att behålla uppmärksamheten. Dokumentera vad som fungerade och inte fungerade inför nästa gång.
Att göra succé handlar inte om att ha den största budgeten eller den flashigaste montern. Det handlar om att vara förberedd, proffsig och redo att knyta genuina kontakter. Med den här kompletta checklistan för mässor och rätt material från VistaPrint är du redo för framgång på nästa mässa.
